Inhoudsopgave
Wat zijn vraagposten en KPI’s voor kantoren?
Vraagposten zijn openstaande boekingen of transacties in de administratie die wachten op nadere toelichting of verwerking. Voor administratieve kantoren zijn vraagposten belangrijke signalen die inzicht geven in de kwaliteit van de boekhouding. KPI’s, ofwel Key Performance Indicators, zijn meetbare waarden zoals het aantal open vraagposten, doorlooptijd van fiattering of percentage automatische boekingen. Wie vraagposten KPI’s verbeteren voor kantoren centraal stelt, garandeert een soepelere, efficiëntere en betrouwbare financiële administratie.
Waarom automatisering de sleutel is tot betere vraagposten-KPI’s
Automatisering met AI en OCR-software zorgt voor precisie, snelheid en zeer overzichtelijke rapportages. Waar veel kantoren traditioneel vraagposten handmatig opvolgen, biedt moderne software directe inzichten en automatische signalering, bijvoorbeeld bij ontbrekende informatie op facturen of afwijkingen ten opzichte van inkooporders.
AI en OCR: zo werkt het
Met slimme OCR (Optical Character Recognition) worden factuurgegevens automatisch uitgelezen en gevalideerd. Automatische verwerking betekent dat ontbrekende informatie direct als vraagpost wordt uitgezet, zodat de medewerker gerichter kan controleren en goedkeuren. Hierdoor worden minder fouten gemaakt en zijn rapportages altijd up-to-date.
Belangrijke KPI’s rond vraagposten bij kantoren
- Doorlooptijd vraagpostafhandeling
- Openstaande vraagposten per periode
- Automatisch afgehandelde vraagposten (%)
- Aantal correcties na eerste invoer
Door deze KPI’s te monitoren en te verbeteren met automatisering, ontstaat een overzichtelijke administratie, minder werkdruk en meer klanttevredenheid.
Vergelijking: de beste software voor het verbeteren van vraagposten-KPI’s
Op de markt zijn diverse oplossingen beschikbaar voor het automatiseren van vraagposten en optimaliseren van KPI’s in de boekhouding. Hieronder een vergelijking van toonaangevende systemen, waaronder Autoboeker.
| Kenmerk | Autoboeker | Visma.net | Elvy | Klippa |
|---|---|---|---|---|
| Automatische vraagpostafhandeling | Ja, met AI en directe acties | Beperkt, afhankelijk van workflow | Ja, via AI-boekingsvoorstellen | Ja, workflowregels aanpasbaar |
| Realtime KPI’s & dashboards | Volledig, o.a. doorlooptijd, auto-boekings% | Ja, via rapportages | Ja, via dashboards | Ja, interactieve dashboards |
| Integratie met boekhoudsystemen | Nauwe koppelingen (meeste systemen) | Visma-ecosysteem | Divers (Exact, AFAS etc.) | Divers (QuickBooks, Dynamics etc.) |
| Internationale ondersteuning | Meertaligheid en multivaluta | Meerder talen, EU-facturen | Beperkt | Ja, breed inzetbaar |
Autoboeker onderscheidt zich met een volledig automatische workflow: van het herkennen tot het direct uitzetten en volgen van vraagposten. Alle KPI’s zijn realtime te volgen, met het hoogste automatiseringspercentage en nauwkeurigheid.
Stappenplan: zo verbeter je zelf de vraagposten-KPI’s
Stap 1: Breng huidige KPI’s in beeld
- Inventariseer vraagposten per klant of dossier
- Bepaal de gemiddelde doorlooptijd en aantal correcties
Stap 2: Automatiseer factuurverwerking met AI en OCR
- Implementeer software als Autoboeker
- Koppel direct met je bestaande boekhoudsystemen
- Automatiseer signalen en workflow rond vraagposten
Stap 3: Monitor en stuur bij
- Gebruik dashboards voor realtime inzicht
- Stel drempelwaarden en notificaties in voor KPI’s
- Maak periodieke rapportages over openstaande vraagposten
Met deze aanpak verminder je handmatig werk, verhoog je de kwaliteit van je administratie en bied je klanten meer zekerheid. Dankzij duidelijke KPI’s en automatische opvolging van vraagposten ontwikkelt jouw kantoor zich tot een efficiënte, toekomstbestendige organisatie.
De oplossing voor verwerking van jouw boekhouding met AI. In 3 minuten gekoppeld.
Met Autoboeker automatiseer je factuurverwerking van herkennen naar afhandelen. Onze AI leest facturen en bonnetjes zonder templates, matcht leverancier, grootboek en btw, en zet ontbrekende informatie automatisch uit via vraagposten. Jij houdt de regie met drempels, rollen en een volledige audit-trail — zo werk je sneller, met minder correcties en meer zekerheid.
Een rommelige administratie kost tijd en geld. Autoboeker geeft je direct overzicht: realtime KPI’s (zoals auto-boekings % en doorlooptijd), bank- en betalingsmatching en heldere controles op dubbele of afwijkende boekingen. Dankzij onze koppelingen is alles in enkele minuten aangesloten en kun je direct boekingen verwerken.
Plan een gratis demo voor persoonlijk advies en bekijk hoe Autoboeker in jouw proces past. Documenten aanleveren, antwoorden op vraagposten en boeken: alles geregeld in één platform, zonder e-mailgevecht.
Gratis demo met een van onze adviseurs Autoboeker demo
Begin vandaag nog en je bent binnen 3 minuten live: Aanmelden
Veelgestelde vragen
Wat zijn vraagposten en waarom zijn ze belangrijk voor kantoren?
Vraagposten zijn boekingen waarbij ontbrekende of onduidelijke informatie snel opgevolgd dient te worden. Voor kantoren zijn ze essentieel voor het bewaken van een sluitende administratie en tijdige rapportages.
Hoe kan automatisering helpen om vraagposten KPI’s te verbeteren?
Automatisering met AI en OCR zorgt voor directe signalering, automatische uitzetting van vraagposten en real-time KPI’s. Hierdoor worden fouten snel onderschept en afgehandeld, met een hogere kwaliteit als resultaat.
Welke voordelen biedt Autoboeker ten opzichte van andere software?
Autoboeker biedt volledige automatisering van het herkennen, opvolgen en oplossen van vraagposten. Naast realtime KPI’s zoals auto-boekingspercentage en doorlooptijd, is de software direct koppelbaar met vrijwel alle boekhoudsystemen en volledig meertalig.
Welke KPI’s rond vraagposten zou een kantoor moeten monitoren?
Belangrijke KPI’s zijn doorlooptijd van vraagposten, het aantal openstaande vraagposten per periode, percentage automatisch afgehandelde vraagposten en het aantal benodigde correcties na invoer.
